Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum 01.08.2025 für den Fachbereich Verwaltungsservice zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Sachbearbeiter/in (m/w/d) Digitalisierung / Fachverfahrenskoordination

Kennziffer: 550.000.05

Ihre Aufgaben

Koordinieren und Leiten von Digitalisierungsprojekten für die Fachprozesse in der Organisationseinheit

• Beraten und Begleiten der Führungskräfte bei der Einführung neuer Fachverfahren und Erarbeiten von Vorschlägen zur Weiterentwicklung der elektronischen Vorgangsbearbeitung
• Betreuen und Weiterentwickeln der bereits digitalisierten Fachprozesse im Fachbereich und fortschreitendes Digitalisieren von analogen Fachprozessen
• Erarbeiten und Abstimmen von Workflows für die digitale Leistungserstellung mit den Mitarbeitenden
• Vorbereiten von Bedarfs- und Anforderungsbeschreibungen sowie Durchführen von Marktrecherchen
• Wahrnehmen von Projektleitungsaufgaben sowie aktives Vernetzen mit anderen Kommunen und Akteuren im Hinblick auf fachspezifische Digitalisierung und Modernisierung

Umsetzen zentraler Digitalisierungsvorhaben in Abstimmung mit den Führungskräften und den Mitarbeitenden sowie den Geschäftsbereichs-Referenten/-Referentinnen für Digitalisierung und Change

• Umsetzen des operativen Prozessmanagements (Pflege des Prozessregisters, Aufnahme, Analyse und Modellierung von Prozessen etc.) in Abstimmung mit Prozesseigentümern
• Erstellen, Einführen und Weiterentwickeln von elektronischen Formularen, Belegen und Dokumenten zur Unterstützung der Leistungsprozesse
• Zentrale Ansprechperson für die elektronische Akte:
  • Beraten der Führungskräfte bei der Überführung von Dokumenten in den Aktenplan
  • Ansprechperson für die Mitarbeitenden (First Level Support) und Multiplikatorenfunktion zum DMS-Kompetenzteam
  • Projektieren von Schnittstellen der Fachverfahren zu d.3 sowie Beantragen und Pflege von Berechtigungen

Betreuen der Fachsoftware und der Anwender/Anwenderinnen in Zusammenarbeit mit den Fachsystemadministratoren und Fachsystemadministratorinnen des Fachbereichs Informations- bzw. Kommunikationstechnologie bzw. den Softwareanbietern

• Konzipieren und Administrieren der Rollen und Nutzerverwaltung
• Beobachten technologischer Entwicklungen und Angeboten bzw. veränderter Rahmenbedingungen im fachspezifischen Themenfeld (u.a. neue Module, Updates und Upgrades) und Ableiten von Handlungserfordernissen
• Abgleichen der organisatorischen Leistungsprozesse mit den Funktionalitäten der Fachverfahren für eine elektronische Vorgangsbearbeitung, ggf. Erkennen von Prozessoptimierungsbedarfen bzw. -möglichkeiten

Bündeln der Bedarfe von Hardware, Software für den zentralen Demandprozess in Abstimmung mit der Führungskraft und den Geschäftsbereichs-Referenten/-Referentinnen für Digitalisierung und Change

• Vorbereiten einer qualifizierten Bedarfsbeschreibung sowie Priorisieren der Bedarfe im Fachbereich
• Bündeln der Bedarfe von Hardware, Software und weiterer Bedarfe mit Bezug zum Fachverfahren sowie Antragsmanagement
• Teilnehmen in IT-Anforderungsworkshops
• Skizzieren und Reflexion von Anwendungsfällen

Zentrale Ansprechperson für das Anforderungsmanagement des Fachbereichs Informations- und Kommunikationstechnologie

• Umsetzen der zentralen Vorgaben des Demand-/Anforderungsmanagements im Fachbereich
• Bündeln von Optimierungsbedarfen im Hinblick auf die Standards des Fachbereiches für das IT-Anforderungsmanagement

Ihr Profil

• Bachelor-/ FH-Abschluss Verwaltungs-/Wirtschaftsinformatik, Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsfachwirt/in oder vergleichbar
• Einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten und deren Umsetzung
• Kenntnisse der Fachsoftware beBPo wünschenswert
• Sehr gutes IT-Basiswissen, u.a. zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware, inklusive der einschlägigen Rechtsnormen (BDSG, DSGVO, BbgDSG, BSIG, OZG, EGovG, BbgEGovG)
• Hohe Medienkompetenz, insbesondere im Umgang mit Standardsoftware
• Sehr gute Kommunikations- und Kooperationskompetenz im Umgang mit diversen Stakeholdern und Teamfähigkeit in Verbindung mit einem sicheren, adressatengerechten Informationsverhalten

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 11 mit einem Bruttomonatsgehalt von 4.153,35 € - 5.305,54 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Bis zu 50 % Mobile Work
• Team-Tage und weitere Events
• Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 22.07.2025 online über unser Karriereportal.

Fachliche Rückfragen beantwortet Ihren gern Frau Petermann per Tel. 0331-289-1330.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.